(目的)

第1条　この規程は事務局の組織及び業務執行に係る事務処理等について必要な事項を定め，もって水道事業の能率的な運営を図ることを目的とする。

(組織)

第2条　事務局に総務係，業務係，施設計画班，施設維持班及び浄水班を置く。

(事務分掌)

第3条　前条に規定する係及び班の事務分掌は，別表第1のとおりとする。

(職制)

第4条　事務局に事務局長(以下「局長」という。)，次長，係長及び班長を置く。

(職務)

第5条　局長は，企業長又は副企業長の命を受けて事務局の事務を掌理し，所属職員を指揮監督する。

第6条及び第7条　削除

(事務の代決)

第8条　企業長が不在のときは副企業長が，企業長及び副企業長がともに不在のときは局長がその事務を代決する。

(代決の制限)

第9条　前条による代決は，重要又は異例に属する事項についてはすることができない。ただし，あらかじめ処理の方針が示された場合，又は特に緊急を要するものについては，この限りでない。

(専決事項)

第10条　局長の専決することができる事項(以下「専決事項」という。)は，別に定めるもののほか，別表第2のとおりとする。

(専決の制限)

第11条　局長は，前条に定める専決事項であっても，次の各号のいずれかに該当する場合は，専決することができない。

(類推による専決)

第12条　局長は，この規程において専決事項として定められていない事項であっても，事務の内容により，専決することが適当であると認められるものは，この規程に準じて専決することができる。

(専決事項の報告)

第13条　局長は，必要があると認めるときは，専決した事項を企業長に報告しなければならない。

(公印の名称等)

第14条　公印の名称，寸法及びひな形は別表第3のとおりとする。

(公印の保管)

第15条　公印は局長が保管する。

(公印の取扱者)

第16条　局長は必要があると認めるときは，公印取扱者(以下「取扱者」という。)を定め，公印の保管，使用その他関係事務を処理させることができる。

(公印の使用)

第17条　局長又は取扱者は，公印のなつ印を求められたときは，なつ印する文書と決裁文書の提示を求め，照合の結果，公印をなつ印することが適当であると認めたときは，当該文書に明瞭かつ正確になつ印しなければならない。

(印影の印刷)

第18条　公印の印影又はその縮少したものを印刷した用紙等は，厳重に保管し，常にその受払いを明確にし，不用となったときは，当該用紙を焼却しなければならない。

(電子計算機による公印)

第18条の2　電子計算機(与えられた処理手順によって事務を自動的に処理する電子的機器(汎用コンピュータ及びOA機器等(サーバ，パーソナルコンピュータ等及びその周辺機器をいう。)をいう。)で，三芳水道企業団が管理するものをいう。以下同じ。)を利用して証明等の事務を行う場合において，特に必要があると認めるときは，公印の押印に代え，電子計算機に記録した当該公印の印影(これを伸縮したものを含む。)を打ち出したもの(以下「電子印」という。)を使用することができる。

(電子署名)

第18条の3　電子署名を付与しようとするときは，局長に申請して承認を受けなければならない。

(公印の事故届)

第19条　局長は，公印に関し盗難その他の事故が生じたときは速やかに企業長に届出なければならない。

(公印の新調，改刻又は廃止)

第20条　公印の新調，改刻又は廃止は企業長が行うものとする。

(公示)

第21条　公印を新調し，若しくは改刻したとき，又は公印の使用を廃止したときは，印影をつけてその旨を公示しなければならない。

(公印台帳)

第22条　局長は，公印台帳(別記第1号様式)を備え，公印の新調，改刻又は廃止のあったつど必要な事項を記載し，整理しておかなければならない。

(文書の取扱)

第23条　文書は，すべて正確かつ迅速に取り扱い，常にその処理経過を明らかにし，事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(局長の職務)

第24条　局長は常に文書事務が円滑，適正に処理されるように留意し，その促進に努めなければならない。

(文書主任)

第25条　局長の文書事務を補佐するため，事務局に文書主任を置く。

(必要な簿冊等)

第26条　文書の取扱いのため，総務係に文書整理簿(別記第2号様式)，文書郵送控簿(別記第3号様式)及び文書保存台帳(別記第4号様式)を備える。

(公文書の形式，文体等)

第26条の2　公文書は，すべて左横書きとする。ただし，法令等の規定により横書きにすることができないものその他横書きにすることが不適当と認められるものについては，この限りではない。

(記号及び番号)

第27条　文書記号(以下「記号」という。)は，「三企」とする。

(収受及び配布手続)

第28条　事務局に到着した文書及び物品は，総務係において次の各号の定めるところにより処理しなければならない。

(文書の処理)

第29条　主管係長は，文書の配布を受けたときは，直ちに局長の供覧を受けなければならない。ただし，定例又は軽易なものについては，この限りでない。

(供覧)

第30条　配布を受けた文書が起案による処理を必要とせず，単に供覧によって完結するものは，当該文書の上部余白に「供覧」と朱記し，関係者に供覧するものとする。

(即日起案の原則)

第31条　文書の起案者は，起案に当たっては，即日着手することを原則とし，事案の内容により調査等に相当の日数を要する場合は，あらかじめ局長の承認を得るものとする。

(起案)

第32条　起案は，起案用紙(別記第6号様式)を用いて行わなければならない。ただし，定例のもので一定の簿冊で処理できるもの又は軽易な文書で処理案を当該文書の余白に記載して処理できるものについては，この限りでない。

第33条　起案文書には，起案理由その他参考事項を付記し，かつ，関係書類を添付しなければならない。ただし，定例のもの又は軽易なものについては，これを省略することができる。

第34条　削除

(決裁区分)

第35条　起案文書には，次に掲げる区分により，その決裁区分を表示しなければならない。

(起案者の記名，押印)

第36条　起案者は，起案年月日を記入したうえ，起案者の欄に記名，押印しなければならない。

(回議)

第37条　起案文書は，順次，主管係長又は班長，主管次長，局長，副企業長，企業長の順に回議しなければならない。

(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)

第38条　第8条の規定により代決するときは，当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載して認印し後閲を要するものについては，「後閲」と記入しておかなければならない。

(文書主任による確認)

第39条　文書主任は，決裁を終った起案文書について決裁区分その他の事が守られているかどうかを検討し，必要に応じて起案者に対し指示を与えることができる。

(浄書)

第40条　決裁文書は，主管係において浄書する。

(公印の押印)

第41条　発送する文書は，浄書及び校合した後，総務係において，第4章の定めるところにより公印(重要なものにあっては，割印を含む。)の押印を受けなければならない。ただし，軽易なものについては，これを省略することができる。

(文書の発送)

第42条　文書及び物品の発送は，主管係において行う。

(完結文書の編さん及び保存)

第43条　決裁文書で，所定の手続を終わったもの(以下「完結文書」という。)は，次に掲げる保存区分に従って編さんし，これを保存しておかなければならない。

(完結文書の整理手続)

第44条　完結文書は，主管係において編さんし，当該文書の完結の日の属する年度の翌年度の9月末日までに文書主任に引き継ぐものとし，総務係において書庫におさめて保存する。

(保存文書の管理)

第45条　書庫におさめて保存する文書(以下「保存文書」という。)は文書主任が管理するものとする。

(保存文書の廃棄)

第46条　保存期間の経過した保存文書は，総務係において廃棄目録をつくり廃棄する。ただし，廃棄する文書で他に利用されるおそれのあるものは，総務係において裁断し，又は焼却しなければならない。

(保存期間の延長)

第47条　次の各号に掲げる公文書については，保存期間の経過後においても，それぞれ当該各号に定める期間が経過するまでの間，保存期間を延長するものとする。ただし，延長後の保存期間が経過した場合において，必要があると認めるときは，再び延長することを妨げない。